¿Qué pasa con una IPS cuando una EPS entra en liquidación?
Para una IPS, una liquidación de EPS no es solamente una noticia administrativa. Puede convertirse en un problema financiero importante cuando existe una cartera considerable pendiente de pago.
Facturas radicadas, cuentas en auditoría, glosas, acuerdos de pago, obligaciones reconocidas y valores todavía en discusión pueden terminar formando parte de una situación que exige mucha más organización documental y financiera por parte del prestador.
Por eso, esperar a que una EPS sea liquidada para empezar a revisar la cartera suele ser una estrategia tardía. La verdadera preparación comienza mucho antes: identificando qué se debe, desde cuándo, cuál es el estado de cada cuenta y qué acciones pueden adelantarse para recuperar los recursos.
Primera lección: no hay que esperar a la liquidación para cobrar la cartera
Una de las enseñanzas más importantes es bastante sencilla: la cartera debe gestionarse mientras el pagador todavía está operando.
Cuando una IPS deja acumular facturas durante meses, el problema deja de ser únicamente contable. Con el paso del tiempo aparecen dificultades para reconstruir soportes, identificar pagos parciales, responder glosas, conciliar saldos y determinar qué obligaciones siguen realmente pendientes.
Una gestión de cartera constante permite detectar las cuentas problemáticas mucho antes de que exista una situación de intervención o liquidación.
- Hacer seguimiento periódico a las facturas radicadas.
- Identificar oportunamente las cuentas vencidas.
- Separar cartera corriente de cartera de difícil recuperación.
- Dar seguimiento a glosas, devoluciones y objeciones.
- Documentar las gestiones realizadas frente al pagador.
- Escalar oportunamente los casos que requieren intervención jurídica.
Segunda lección: saber exactamente cuánto debe una EPS es indispensable
Cuando una entidad entra en una situación financiera complicada, decir simplemente “tenemos $X millones de cartera” puede no ser suficiente.
La IPS necesita conocer con mayor detalle qué compone ese saldo. Una cartera bien organizada debería permitir identificar, como mínimo, las facturas, fechas de radicación, valores facturados, pagos recibidos, glosas, devoluciones, notas crédito, saldos pendientes y estado de cada obligación.
Esta trazabilidad facilita la toma de decisiones y permite diferenciar una cartera que puede recuperarse mediante gestión administrativa de aquella que requiere conciliación, negociación o una estrategia jurídica.
Una buena pregunta para cualquier área de cartera:
Si mañana uno de nuestros principales pagadores dejara de operar, ¿podríamos identificar en pocos días exactamente cuánto nos debe, por qué concepto y en qué estado se encuentra cada cuenta?
Tercera lección: la documentación puede marcar la diferencia
En situaciones de crisis, la documentación deja de ser un asunto secundario. Se convierte en una herramienta fundamental para acreditar las obligaciones pendientes.
Una IPS debería conservar de manera organizada los documentos que permitan reconstruir la historia de cada cuenta: factura, radicación, soportes, respuestas, comunicaciones, conciliaciones, acuerdos de pago, pagos parciales y demás documentos relacionados.
La Superintendencia Nacional de Salud señala que, dentro de los procesos de liquidación, las deudas reconocidas a las IPS hacen parte de la prelación de créditos aplicable y que la liquidación debe realizar la auditoría y revisión de las cuentas para su reconocimiento en lo pertinente.
En la práctica, esto refuerza una idea importante: tener la información organizada antes de que aparezca una crisis facilita enormemente la gestión posterior.
- Facturas y documentos equivalentes.
- Soportes de radicación.
- Soportes de prestación del servicio.
- Respuestas y comunicaciones con la EPS.
- Conciliaciones de cartera.
- Acuerdos de pago y reconocimientos de deuda.
- Comprobantes de pagos parciales.
- Documentación relacionada con glosas y devoluciones.
Cuarta lección: no toda la cartera tiene el mismo nivel de riesgo
Una IPS puede tener millones de pesos registrados como cartera y, aun así, no conocer realmente dónde está su mayor riesgo.
No es lo mismo una cuenta recientemente radicada que una obligación vencida durante varios meses, una cartera sometida a una conciliación o una cuenta que lleva tiempo sin una respuesta clara del pagador.
Por eso resulta útil clasificar la cartera según variables como antigüedad, pagador, estado de auditoría, existencia de glosas, posibilidad de conciliación y nivel de recuperación esperado.
- Cartera corriente.
- Cartera vencida.
- Cartera con más de 60 días.
- Cartera con más de 90 días.
- Cartera con más de 180 días.
- Cartera sometida a conciliación.
- Cartera con obligaciones reconocidas.
- Cartera que requiere análisis jurídico.
Quinta lección: depender demasiado de una sola EPS aumenta el riesgo
Una IPS puede tener excelentes indicadores operativos y aun así enfrentar dificultades si una proporción demasiado grande de sus ingresos depende de un único pagador.
El problema aparece cuando ese pagador comienza a presentar retrasos, incumplimientos o dificultades financieras. En ese escenario, la concentración de cartera puede convertirse rápidamente en un problema de liquidez.
Por eso es recomendable monitorear periódicamente qué porcentaje de la cartera total representa cada EPS o entidad responsable del pago.
Indicador útil:
Participación de la EPS en la cartera total = cartera pendiente con la EPS ÷ cartera total de la IPS × 100.
El objetivo no es necesariamente eliminar la concentración, algo que puede ser difícil en determinados mercados, sino conocerla y gestionarla como un riesgo financiero.
Sexta lección: las señales de deterioro deben convertirse en alertas
Una crisis financiera rara vez aparece completamente de un día para otro. En muchos casos existen señales que pueden ser observadas con anticipación.
Para una IPS, el reto consiste en no mirar cada señal de manera aislada. Lo importante es observar si varias empiezan a presentarse simultáneamente y si están afectando la recuperación de los recursos.
- Incremento sostenido de los días de cartera.
- Retrasos cada vez mayores en los pagos.
- Incumplimiento repetido de acuerdos de pago.
- Aumento de cuentas pendientes de conciliación.
- Incremento de glosas o devoluciones.
- Dificultades recurrentes para obtener respuestas del pagador.
- Mayor concentración de cartera en una misma EPS.
- Noticias o decisiones oficiales relacionadas con medidas de vigilancia o intervención.
Ninguna de estas señales significa por sí sola que una EPS vaya a ser liquidada. Sin embargo, sí puede justificar una revisión más rigurosa de la exposición financiera de la IPS.
Séptima lección: la recuperación de cartera debe combinar gestión financiera y estrategia jurídica
Una de las dificultades más frecuentes es tratar la cartera como un asunto exclusivamente contable. En realidad, cuando una cuenta permanece vencida durante un período prolongado, también puede convertirse en un asunto jurídico.
La estrategia puede comenzar con gestión administrativa, conciliaciones y requerimientos de pago. Si el problema persiste, dependiendo de las características de la obligación y de los documentos disponibles, puede ser necesario evaluar otras alternativas de recuperación.
La clave está en no esperar hasta que la situación sea crítica para comenzar a analizar las opciones disponibles.
- Seguimiento administrativo de las obligaciones.
- Conciliación de saldos.
- Revisión de glosas y objeciones.
- Requerimientos de pago.
- Acuerdos de pago cuando resulten convenientes.
- Análisis jurídico de las obligaciones pendientes.
- Evaluación de mecanismos judiciales cuando exista viabilidad.
¿Qué debería hacer una IPS si una de sus principales EPS entra en liquidación?
Lo primero es evitar decisiones improvisadas. Una vez se conoce la situación del pagador, la IPS debería realizar un inventario detallado de todas las obligaciones relacionadas con esa entidad.
No basta con revisar el saldo que aparece en el sistema contable. También es necesario contrastarlo con facturación, radicación, auditoría, pagos, glosas, conciliaciones y demás soportes.
También es importante revisar las instrucciones, actos y procedimientos establecidos específicamente para el proceso de liquidación correspondiente, porque las actuaciones y plazos aplicables pueden depender del régimen y de las decisiones adoptadas dentro de cada proceso.
- Identificar toda la cartera asociada a la EPS.
- Actualizar los saldos factura por factura.
- Separar obligaciones reconocidas de obligaciones pendientes de revisión.
- Revisar glosas y devoluciones todavía abiertas.
- Organizar los soportes de cada obligación.
- Verificar las comunicaciones oficiales del proceso.
- Identificar los procedimientos y plazos aplicables.
- Evaluar jurídicamente las obligaciones que presenten dificultades de reconocimiento o pago.
¿Las IPS tienen prioridad en el pago de acreencias durante la liquidación de una EPS?
Este punto requiere especial cuidado porque no significa que toda cartera de una IPS vaya a pagarse automáticamente ni que exista garantía de recuperación total.
La Superintendencia Nacional de Salud informa que, en los procesos de liquidación de EPS e IPS, después de determinadas obligaciones relacionadas con los recursos del sistema y los mecanismos de redistribución de riesgo, existe una prelación que incluye las deudas laborales y posteriormente las deudas reconocidas a las IPS, entre otras categorías.
Esto hace todavía más importante que la IPS tenga correctamente identificadas y soportadas sus acreencias y que conozca el procedimiento particular aplicable a la liquidación que la afecta.
El error de esperar hasta la liquidación para organizar la cartera
Si una IPS empieza a revisar su cartera solamente cuando una EPS entra en liquidación, probablemente tendrá que reconstruir en poco tiempo información que debió estar organizada desde mucho antes.
Eso puede significar revisar cientos o incluso miles de facturas, localizar soportes, identificar pagos parciales, cruzar información contable y responder inconsistencias mientras el proceso de liquidación ya está avanzando.
La mejor defensa frente a ese escenario es una gestión de cartera permanente. No porque todas las EPS vayan a entrar en liquidación, sino porque una IPS financieramente organizada tiene mayor capacidad para reaccionar cuando aparece un problema.
Cómo crear un sistema de alertas para proteger la cartera de una IPS
No hace falta esperar a una crisis para empezar a medir el riesgo. Una IPS puede construir un tablero sencillo que permita conocer periódicamente la situación de cada pagador.
- Porcentaje de cartera concentrado en cada EPS.
- Edad promedio de la cartera.
- Valor de cartera con más de 60, 90 y 180 días.
- Porcentaje de cartera glosada.
- Valor de acuerdos de pago pendientes.
- Porcentaje de acuerdos incumplidos.
- Tiempo promedio de recuperación.
- Valor de cartera en conciliación.
- Valor de cartera en gestión jurídica.
El objetivo de este tablero no es llenar a la administración de indicadores. Es conseguir que una señal de deterioro sea visible antes de que termine afectando de manera seria la liquidez.
¿Qué pueden hacer las IPS para reducir su exposición financiera?
No existe una fórmula que elimine por completo el riesgo asociado a los pagadores del sistema de salud. Sin embargo, sí existen prácticas que pueden reducir la exposición y mejorar la capacidad de respuesta.
- Gestionar la cartera desde los primeros vencimientos.
- Evitar acumulaciones innecesarias de cuentas pendientes.
- Fortalecer los procesos de facturación y radicación.
- Reducir errores que generen glosas y devoluciones.
- Realizar conciliaciones periódicas con los principales pagadores.
- Monitorear la concentración de cartera.
- Crear alertas tempranas para pagadores de mayor riesgo.
- Preparar expedientes completos de las obligaciones.
- Evaluar oportunamente las alternativas jurídicas de recuperación.
Una liquidación de EPS también deja una lección de gestión empresarial
Más allá del proceso jurídico o administrativo de una liquidación, existe una enseñanza que puede aplicarse a cualquier IPS: vender servicios y facturar no significa necesariamente tener liquidez.
Los recursos solamente cumplen realmente su función financiera cuando existe una gestión efectiva para convertir las cuentas por cobrar en recaudo.
Por eso, cartera, facturación, auditoría, tesorería y área jurídica deberían trabajar con información conectada. Cuando cada área maneja una versión diferente de la deuda, las decisiones se vuelven más lentas y aumenta el riesgo de perder oportunidades de recuperación.
Conclusión: la mejor estrategia frente a una liquidación es anticiparse
Las liquidaciones de EPS han mostrado a las IPS que la cartera no puede administrarse únicamente cuando existe una emergencia. Necesita seguimiento constante, documentación, indicadores y una estrategia clara de recuperación.
Una IPS que conoce cuánto le deben, quién le debe, desde cuándo, cuál es el estado de cada obligación y qué acciones puede adelantar tiene una posición mucho más sólida frente a cualquier escenario de dificultad del pagador.
La prevención tampoco significa asumir que una EPS necesariamente será liquidada. Significa estar preparada para escenarios de mora, intervención, incumplimiento de acuerdos o deterioro financiero sin permitir que toda la estabilidad de la institución dependa de una sola respuesta tardía.
En definitiva, la principal lección es sencilla: la recuperación de cartera debe empezar antes de que aparezca la crisis.